Handel und Dienstleistung

19.07.2019 - 16:58 Uhr

Stichtag: 27.11.2020

E-Rechnung wird verpflichtend

Zum 27.11.2020 wird die elektronische Rechnung für alle Rechnungssteller öffentlicher Auftraggeber verpflichtend.

Bereits ein Jahr vorher – also zum 27.11.2019 sind deutsche Behörden zur E-Rechnung verpflichtet. Von dieser Verpflichtung ausgenommen sind insbesondere Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 € (§ 3 Absatz 3 ERechV).

Um künftig E-Rechnungen an die Bundesverwaltung zu stellen, können diese - nach einmaliger Registrierung - über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eingereicht werden. Dieses ist für Bundesministerien, für Verfassungsorgane und für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). https://xrechnung.bund.de

Es können dabei verschiedene Wege über die ZRE genutzt werden: Die wohl einfachste Lösung ist es, den Versand von E-Rechnungen direkt aus dem eigenen IT-System zu steuern, sofern dies möglich ist. Der manuelle Upload einer vorab erstellten E-Rechnung auf der Seite der ZRE bietet sich etwa dann an, wenn die E-Rechnung zwar mittels Software erstellt, jedoch nicht über die angebotenen Übertragungskanäle (De-Mail, E-Mail oder Webservice) versendet werden kann oder soll. Die zum Upload vorgesehenen E-Rechnung muss dann jedoch neben der europäischen Norm EN 16931 auch der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen. Lieferanten mit geringem Rechnungsvolumen, die keine Software im Rechnungsausgang nutzen oder deren Software nicht die gestellten Anforderungen des ZRE erfüllt, können über die Weberfassung Rechnungen erzeugen. Dies geschieht durch die manuelle Eingabe der Rechnungsdaten Feld für Feld in eine Eingabemaske der ZRE. Hieraus erzeugt die ZRE eine XRechnung, welche nach dem Versand heruntergeladen werden kann. Ein revisionssicheres Archiv für den Rechnungssteller beinhaltet die ZRE leider nicht.

Vorteile erkennen und handeln

Die E-Rechnung bietet nicht nur Pflicht sondern auch eine Chance für Unternehmen. Der digitale Versand spart sowohl Porto und Druckkosten als auch Manpower. Die Umstellung kann darüber hinaus ein Auftakt sein um auch Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren. Auch eine Verkürzung der Durchlaufzeit von Rechnungen ist wegen des Wegfalls des manuellen Versands zu erwarten.

Obgleich noch über zwölf Monate bis zur verpflichtenden E-Rechnung vergehen, sollten Unternehmer sich bereits jetzt über Ihren Weg zur E-Rechnung Gedanken machen und die wirtschaftlichen Vorteile nutzen.